Datenschutzhinweise

Stand: 21.08.2026

1. Verantwortlicher und Betreiber der Anwendung

Diese Anwendung (Hausprotokoll) ist eine Software, die Hausverwaltungen zur Bearbeitung von Schadenmeldungen und Reparaturaufträgen nutzen.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer im Rahmen einer Schadenmeldung eingegebenen Daten ist die jeweilige Hausverwaltung, deren QR-Code oder Link Sie für die Meldung genutzt haben. Diese Hausverwaltung entscheidet über Zweck und Mittel der Datenverarbeitung. Die konkrete Hausverwaltung und deren Kontaktdaten werden Ihnen im Meldevorgang angezeigt; bei Fragen zu Ihren Daten wenden Sie sich bitte an diese.

Technischer Betreiber der Anwendung ist:
Frederic Vollmers
Vollmers Digitalwerk
c/o IP-Management #10260
Ludwig-Erhard-Straße 18
20459 Hamburg
Kontakt: info@vollmers-digitalwerk.de

Der technische Betreiber stellt die Software bereit und verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Hausverwaltung (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Hierüber besteht zwischen dem technischen Betreiber und der Hausverwaltung ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine Nutzung Ihrer Daten für eigene Zwecke des Betreibers findet nicht statt.

2. Verarbeitete Daten

Im Rahmen einer Schadenmeldung werden folgende Daten verarbeitet, die Sie selbst eingeben:

• Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer
• Beschreibung des Schadens und Angabe, ob er sich in Ihrer Wohnung oder im Gemeinschaftsbereich befindet
• Optional von Ihnen hochgeladene Fotos
• Zeitpunkt der Meldung, IP-Adresse (gehasht, zur Spam-Abwehr, max. 24 Std.)

Jede Meldung erhält automatisch eine Vorgangsnummer. Sie dient ausschließlich der eindeutigen Zuordnung in der Kommunikation zwischen Ihnen, der Hausverwaltung und dem beauftragten Betrieb und eröffnet für sich genommen keinen Zugriff auf Daten.

Ruft ein beauftragter oder angefragter Handwerksbetrieb ein Foto auf, wird dieser Zugriff protokolliert (Zeitpunkt, Betrieb, Foto, IP-Adresse in gehashter Form), damit die Hausverwaltung nachvollziehen und belegen kann, wer Ihre Fotos gesehen hat.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bearbeitung der Schadenmeldung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche / vertragliche Maßnahme im Verhältnis Mieter ↔ Hausverwaltung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Objektverwaltung).
• Eingangsbestätigung und Statusinformationen per E-Mail: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Diese Nachrichten gehören zur Bearbeitung Ihrer Meldung; eine gesonderte Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.
• Spam-Abwehr (Rate-Limit) und ggf. objektbezogener Zugangscode vor dem Meldeformular: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr missbräuchlicher Meldungen).
• Weitergabe von Objektanschrift, Schadensbeschreibung und Vorgangsnummer an den von der Hausverwaltung beauftragten Betrieb (z. B. Handwerker, Hausmeister, Gutachter): Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Diese Angaben sind erforderlich, damit der Schaden behoben werden kann.
• Weitergabe Ihres Namens, Ihrer E-Mail-Adresse und ggf. Ihrer Telefonnummer an den beauftragten Betrieb zum Zweck der direkten Terminabsprache: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Diese Weitergabe erfolgt nur, wenn Sie im Meldeformular die freiwillige Option gewählt haben, dass der Handwerker Sie direkt kontaktieren darf. Ohne diese Angabe läuft die Terminabsprache über die Hausverwaltung. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei Schäden im Gemeinschaftsbereich (Hausflur, Keller, Garten) erfolgt keine Weitergabe Ihrer Kontaktdaten.
• Weitergabe von Fotos, die Sie hochgeladen haben, an den beauftragten Betrieb: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Über die Weitergabe entscheidet die Hausverwaltung als Verantwortlicher: Wird lediglich ein Angebot eingeholt, erhalten die angefragten Betriebe nur die Fotos, die die Hausverwaltung hierfür ausdrücklich freigegeben hat. Der beauftragte Betrieb erhält die Fotos des Vorgangs, soweit dies zur Ausführung der Arbeiten erforderlich ist. Der Zugriff ist technisch auf den jeweiligen Vorgang begrenzt und endet mit dessen Abschluss.
• Protokollierung der Foto-Zugriffe: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Nachweis- und Rechenschaftspflicht des Verantwortlichen).

3a. Dokumentationsfotos durch beauftragte Handwerker

Im Rahmen der Auftragsabwicklung kann der von der Hausverwaltung beauftragte Handwerker nach Abschluss der Arbeiten Fotos zur Dokumentation der ausgeführten Leistung anfertigen und über diese Anwendung an die Hausverwaltung übermitteln. Diese Fotos dienen ausschließlich dem Nachweis und der Dokumentation der durchgeführten Instandsetzung.

Die Handwerker sind angehalten, ausschließlich den Schaden bzw. die ausgeführte Reparatur zu fotografieren und dabei keine Personen sowie möglichst keine privaten Einrichtungsgegenstände abzubilden. Dieselbe Bitte richtet sich an Sie, wenn Sie einen Schaden melden: Fotografieren Sie bitte nur den Schaden selbst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Instandsetzung als vertragliche Pflicht des Vermieters gegenüber dem Mieter) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation einer ordnungsgemäßen Mängelbeseitigung).

4. Empfänger

Ihre Daten werden weitergegeben an:

• die für Ihr Objekt zuständige Hausverwaltung (Verantwortlicher),
• von der Hausverwaltung beauftragte Dritte (z. B. Handwerker, Hausmeister, Gutachter):
  • Immer: Anschrift des Objekts, Beschreibung des Schadens, Vorgangsnummer
  • Fotos: in der Angebotsphase nur die von der Hausverwaltung hierfür freigegebenen Fotos; der beauftragte Betrieb erhält die Fotos des Vorgangs. Der Zugriff endet mit Abschluss des Vorgangs.
  • Nur mit Ihrer Einwilligung: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihre Telefonnummer, wenn Sie der direkten Terminabsprache durch den Betrieb zugestimmt haben
  • Bei Schäden im Gemeinschaftsbereich (Hausflur, Keller, Garten): keinerlei persönliche Kontaktdaten
• den technischen Betreiber der Anwendung, der die Daten ausschließlich im Auftrag der Hausverwaltung verarbeitet (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO),
• den Hosting-Dienstleister ALL-INKL.COM (Neue Medien Münnich, Serverstandort Deutschland) als Auftragsverarbeiter.

5. Speicherdauer und Löschung

Schadenvorgänge und zugehörige Fotos werden gespeichert, solange dies für die Bearbeitung erforderlich ist.

Nach Abschluss eines Vorgangs werden Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie die zugehörigen Fotos automatisch gelöscht, sobald die von der Hausverwaltung festgelegte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Voreinstellung beträgt zwölf Monate ab Abschluss des Vorgangs; die Hausverwaltung kann als Verantwortlicher eine längere Frist festlegen oder die automatische Löschung deaktivieren, soweit sie dies für ihre Zwecke für erforderlich hält. Der Vorgang selbst bleibt anschließend ohne Personenbezug erhalten.

Unabhängig davon kann die Hausverwaltung Ihre Kontaktdaten oder den gesamten Vorgang jederzeit manuell löschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Weitere Fristen: gehashte IP-Adressen aus der Spam-Abwehr werden nach 24 Stunden gelöscht, Einträge des Foto-Zugriffsprotokolls nach zwölf Monaten. Server-Logfiles des Hosting-Dienstleisters werden nach sieben Tagen gelöscht.

5a. Sicherheit der Verarbeitung

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS). Hochgeladene Fotos und Angebotsdokumente werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und niemals über einen offenen Dateilink ausgeliefert: Jeder Abruf wird geprüft, ob die aufrufende Person für diesen Vorgang berechtigt ist. Passwörter werden ausschließlich als Hashwerte gespeichert. Zugangslinks für Handwerksbetriebe sind an einen einzelnen Vorgang gebunden und in der Datenbank ebenfalls nur als Hashwert hinterlegt.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Da für Ihre Schadenmeldung die Hausverwaltung Verantwortlicher ist, richten Sie Anfragen zur Ausübung dieser Rechte bitte an die Ihnen im Meldevorgang genannte Hausverwaltung. Sie können sich auch an den technischen Betreiber wenden; Anfragen werden dann an die zuständige Hausverwaltung weitergeleitet.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

7. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

8. Cookies

Diese Anwendung setzt nur ein technisch notwendiges Session-Cookie. Darin werden der Schutz des Formulars gegen missbräuchliche Absendung (CSRF-Schutz), ein ggf. eingegebener objektbezogener Zugangscode sowie Ihre Eingaben gespeichert, falls das Formular wegen einer fehlenden Pflichtangabe erneut angezeigt werden muss. Der Inhalt wird nach dem Ende der Sitzung verworfen. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

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