Hausprotokoll
by Vollmers Digitalwerk
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Für Hausverwaltungen

Schadensmeldungen
ohne Nachrichten-Chaos.

Hausprotokoll digitalisiert die Schadensmeldung Ihrer Mieter — strukturiert erfasst, mit integriertem Handwerker-Workflow.

Testzugang anfordern → So funktioniert es
Das Problem

Schadensmeldungen sind heute Chaos.

Mieter kontaktieren Sie über alle Kanäle gleichzeitig. Das kostet Zeit, schafft datenschutzrechtliche Grauzonen und sorgt für Frust auf beiden Seiten.

📱

Nachrichten-Wildwuchs

Schadensfotos in Privatchats — kein Audit-Trail, datenschutzrechtlich heikel, schnell verloren zwischen Familienfotos.

📧

E-Mail-Flut

Mehrere E-Mails pro Schaden, verschiedene Verwalter, Antworten gehen unter. Keine Übersicht, welche Meldung bearbeitet ist.

📞

Telefon-Ping-Pong

Anrufe zwischen Mieter, Verwaltung und drei Handwerkern — manuelle Koordination, niemand hat den aktuellen Stand.

Die Lösung

So einfach ist es.

Vier Schritte vom Schaden bis zur Beauftragung — alles in einem System, mit klaren Rollen für Mieter, Verwalter und Handwerker.

1

QR-Code scannen

Mieter findet den QR-Code im Treppenhaus oder am Eingang.

2

Schaden melden

Foto, Beschreibung, Standort. Strukturiert erfasst in 60 Sekunden.

3

Angebote einholen

3 Handwerker erhalten Magic-Link, geben Angebote direkt im System ab.

4

Beauftragen

Verwalter vergleicht Angebote, beauftragt mit einem Klick.

Funktionen

Alles, was Sie brauchen.

Keine überladene Software — fokussiert auf das, was Hausverwaltungen wirklich täglich brauchen.

QR

QR-Code-System

Ein eigener QR-Code pro Objekt. Mieter brauchen keine App und keinen Login.

3x

3-Angebote-Workflow

Direkt aus dem System Angebote per Magic-Link bei Handwerkern anfragen.

👥

Rollenbasierte Zugänge

Verwalter, Handwerker und Mieter sehen jeweils nur, was sie sehen sollen.

🔒

Getrennte Zugriffe

Der Mieter gibt an, ob der Schaden in seiner Wohnung oder im Gemeinschaftsbereich liegt. Seine Kontaktdaten erhält der Handwerker nur bei Schäden in der Wohnung und nur mit seiner Zustimmung. Fotos gibt der Verwalter frei.

📷

Foto-Dokumentation

Mieter laden Fotos direkt hoch. Verwalter sehen alle Bilder strukturiert in einem Fall.

📤

PDF-Export

Schadensvorgänge als PDF exportieren — für Akten, Versicherung oder Eigentümer.

#

Ticketnummer je Vorgang

Jede Meldung erhält eine fortlaufende Nummer wie 2026-0042. Der Mieter sieht sie direkt nach dem Absenden, alle Beteiligten sprechen über denselben Vorgang.

✅

Erledigungsbericht mit Fotos

Der Handwerker meldet den Auftrag mit kurzem Bericht und Fotos als erledigt. Im Vorgang stehen die Fotos des Mieters (vorher) und des Handwerkers (nachher) getrennt nebeneinander.

📋

Aufträge ohne Schadensmeldung

Reparatur, Wartung, Störung, Prüfung/Begehung oder Sanierung: Auch eigene Aufträge laufen mit Angebotsvergleich und eigener Auftragsnummer durchs System.

⏱

Aufbewahrungsfrist einstellbar

Sie legen fest, ob Melderdaten und Fotos abgeschlossener Vorgänge nach 12, 24 oder 36 Monaten automatisch gelöscht werden. Jede Änderung wird protokolliert.

📲

App für Verwalter und Handwerker

Verwaltung und Handwerker legen sich Hausprotokoll als App auf den Startbildschirm, ganz ohne App-Store.

🔑

Zugangscode je Objekt

Pro Objekt zuschaltbar: Vor dem Melden fragt das Formular einen kurzen Code ab, der am Aushang steht. Weitergeleitete Links nützen Außenstehenden dann nichts.

Unverbindlich testen

Testzugang anfordern.

Ich richte Ihnen einen unverbindlichen Testzugang ein, mit dem Sie Hausprotokoll in Ruhe mit Ihren eigenen Objekten ausprobieren können.

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Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Näheres in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Was Sie wissen möchten.

Was kostet Hausprotokoll?
Der Testzugang ist kostenfrei. Für den laufenden Betrieb bewegen sich die Preise im üblichen B2B-Rahmen, gestaffelt nach Verwaltungsgröße. Die genauen Konditionen bespreche ich individuell mit Ihnen.
Brauchen meine Mieter eine App?
Nein. Mieter scannen einfach den QR-Code mit der normalen Kamera ihres Smartphones und werden zu einem Web-Formular geführt. Keine Installation, keine Anmeldung, keine Hürde.
Wie sind Mieterdaten geschützt?
Mieter geben nur Name, Kontaktweg und die Schadensbeschreibung an. Name und Telefonnummer erhält der Handwerker nur bei Schäden in der Wohnung und nur, wenn der Mieter dem ausdrücklich zugestimmt hat. Fotos werden verschlüsselt gespeichert und nur nach einer Rechteprüfung angezeigt: Angefragte Handwerker sehen nur die Fotos, die Sie freigeben, nach Abschluss des Vorgangs keine mehr. Nach der von Ihnen gewählten Frist werden Melderdaten und Fotos abgeschlossener Vorgänge automatisch gelöscht.
Wo werden die Daten gehostet?
Alle Daten werden auf Servern in Deutschland (All-Inkl) gehostet. Datenverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO werden bereitgestellt.
Kann ich das System mit meiner bestehenden Verwaltungssoftware verbinden?
Aktuell biete ich einen PDF-Export je Vorgang an. Konkrete Schnittstellen zu Verwaltungssoftware sind für die Zukunft geplant — im Testzugang können Sie Ihre Wünsche einbringen, sie fließen in die Planung ein.
Wer steckt hinter Hausprotokoll?
Hausprotokoll wird von Frederic Vollmers (Vollmers Digitalwerk) entwickelt — als Solo-Unternehmer mit direktem persönlichem Support, ohne Hotline-Warteschleife oder Ticket-System.
Wie verbindlich ist die Anfrage?
Komplett unverbindlich. Sie fragen an, ich richte Ihnen einen Zugang ein und bespreche mit Ihnen Ihre Situation. Erst wenn es für beide Seiten passt, sprechen wir über eine Zusammenarbeit.